Bedienung

Setzen des Onlinestatus

Hier können Sie festlegen, wie sich das CTI aktuell verhalten soll und welchen Status Sie gegenüber Ihren Mitarbeitern kommunizieren wollen. Falls Sie sich aktuell in einem Gespräch befinden, wird der Status automatisch auf “am Telefon” und bei Beenden sämtlicher Gespräche wieder zurück auf den alten Status gesetzt.

Ein Überblick der verfügbaren Stati und des damit zusammenhängenden Verhaltens des Telefons:

• Verfügbar: Alle Gespräche, welche entweder über Ihre Direktnummer oder einen Gruppenruf, von welchem Sie Mitglied sind, rein kommen, werden signalisiert und können somit entgegen genommen werden.
• Kurz weg: Zwar werden auch hier die Anrufe signalisiert und der Anruf kann angenommen werden, allerdings wird für die Mitarbeiter ersichtlich, dass Sie womöglich aktuell auf der Toilette, am Kopierer oder sonst wo sind. Man sieht also, dass Sie theoretisch da wären und falls Sie das Klingeln hören, können Sie auch an Ihren Arbeitsplatz rennen und das Gespräch annehmen, allerdings wissen die Mitarbeiter Bescheid, falls Sie den Anruf verpassen und das Gespräch im Ring Ruf landet.
• Nur Direktnummer.: Mit diesem Status sind Sie nur noch über Direktnummern erreichbar und Anrufe, welche über Rufgruppen, in welchen Sie Mitglied sind, ankommen, werden ignoriert.
• Nur intern: Sie sind nur von Ihren Mitarbeitern erreichbar, Anrufe aus dem Fest- oder Mobilnetz werden ignoriert.
• Nicht verfügbar: Alle Anrufe werden abgelehnt. Allerdings sehen die Mitarbeiter auf diese Weise, dass Sie tatsächlich im Büro sind, aktuell aber keine Anrufe entgegen nehmen können.
• Telefondienst: Diese Funktion ist in Zusammenhang mit der Gruppe DIENSTHABENE im jeweiligen Dialplan. Alle angezeigten Benutzer welche den Status Telefondienst haben erscheinen zuoberst in der Benutzerliste. Somit ist für alle Softphone Benutzer ersichtlich ob und wie viele Mitarbeiter Anrufe entgegen nehmen.
•  Rechts neben der Statusauswahl: Hier können Sie eine zusätzliche Information hinterlegen z.B. "Bin ab 15:30 Uhr wieder verfügbar" dieser Text erscheint bei allen Benutzern in der Benutzerliste.
  • Text löschen: Nochmal aufrufen und mit OK bestätigen.
  • Text ändern: Neuer Text eingeben und mit OK bestätigen.

Rufnummer Kontakte

• Rufnummer (Unterhalb der Statusauswahl): Je nach Einstellung unter Benutzer > CTI > signalisierbare Nummern kann hier die Nummer gewählt werden, welche der Angerufene beim nächsten Anruf sehen soll.
• Kontakte durchsuchen...: Hier können Sie nach Kontakten suchen in folgenden Quellen:
  • Mitarbeiter: Alle Benutzer auf dem HPBX bei welchen das Flag Benutzer für andere Teilnehmer verstecken nicht aktiv ist.
  • Zentrale: Das Adressbuch auf dem HPBX (Zentrale Telefonbuch).
  • Kontakte: Das PersönlicheTelefonbuch des CTI Clients.
  • Outlook: Aus dem lokalem Outlook importierte Kontakte.
  • LDAP: Kontakte aus der LDAP-Anbindung falls eine besteht.
• Rechts neben Kontakte durchsuchen: Hier können persönliche Kontakte angelegt werden. Falls der Administrator der Anlage das Flag Darf öffentliches Adressbuch verwalten unter Benutzer auf aktiv gesetzt hat, können Sie auch Kontakte im globalen Adressbuch anlegen und ändern.
• Kontakt-Liste
  
• Mit  wird die Telefonbuchanzeige geschlossen.
• Mit Klick auf die entsprechende Nummer wird diese angerufen.
• Mit einem Klick auf der alternativen Maustaste (meist rechts) können Sie je nach Berechtigung und Quelle (Kontakte oder Zentrale) den Kontakt löschen oder editieren.

Bedienungsleiste links

 Folgendes wird hier angezeigt:

• CTI-Gruppen welche der Administrator auf den HPBX angelegt hat.
• Vorgegebene und eigene Benutzer-Gruppen. Benutzer-Gruppen können mittels alternativen Mausklick auf dem Balken Nicht sortiert erstellt werden.
• Benutzer welche über Nicht abonierte Kontakte anzeigen können unter > Kontakte eingefügt werden.
  
• Gruppen / Sonderschaltungen mit Statusanzeige, können mittels Doppelklick ein- und ausgeschaltet werden.

 Auf dieser eingeblendeten Tastatur kann per Maus eine Rufnummer gewählt werden.

 Diese Einstellung erscheint nur im Modus Softphone. Hier können Sie die Headset-Einstellungen anpassen und erscheint unter Headset-Bedienelemente ein grüner Punkt, sind die Knöpfe am Headset bedienbar.

 Erscheint hier eine rote 2, ist das primäre Audiogerät inaktiv. Siehe unter Softphone Einstellungen.

 Chat zu allen Benutzern welche einen CTI-Client haben und auf dem gleichen HPBX sind.

 Weitere Funktionen und Einstellungen

• Infos zu CTI: Lizenz- und Versions-Informationen.
• Sprache: Wählen Sie die entsprechende Sprache aus.
• Einstellungen: Softphone Einstellungen und weitere Einstellungen.
• Kontakte
  • Ansicht: Darstellung der Kontakte.
  • Aus dem Outlook importieren: Für den Kontakt-Import von Outlook falls dieses installiert ist.
  • LDAP Anbindung: Verbindung zum Firmeneigenen Telefonbuch. Die Suchvariable heisst . Zum Beispiel suche nach Name (|(givenName=*)(sn=*)(company=*)) oder nach Nummer (|(homePhone=*)(telephoneNumber=*)(mobile=*)).

  • LDAP Cache löschen: LDAP Zwischenspeicherung löschen.

  • Nicht abonnierte Kontakte anzeigen: Diese Kontakte können Sie mittels alternativer Maustaste in die Liste aufnehmen.

• Fax versenden: Mit dieser Funktion können Sie ein Dokument welches im PDF-Format vorliegt als Fax versenden. Bei Windows besteht die Möglichkeit einen Druckertreiber zu installieren, der als Fax dient und von jeder Software aus, welche die Druckausgabe ermöglicht als Fax zu senden.

• Abmelden/Anmelden: Die SIP-Verbindung ab- bzw. anmelden.

• Programm beenden: Beendet die Software.

Anrufliste Gesprächsverlauf und Aufgaben

Per Klick auf Anrufliste können Sie sich den Gesprächsverlauf ansehen. In der Liste enthalten sind sowohl von Ihnen getätigte ankommende und abgehende Gespräche, als auch Gespräche, welche über Nummern angekommen sind, für welche auf der Telefonzentrale eingestellt wurde, dass Sie den Gesprächsverlauf sehen sollen (CTI subscriptions in der Benutzerverwaltung der Telefonzentrale). Bei ankommenden Gesprächen wird auch jeweils sichtbar, wer das Gespräch beantwortet hat.

Besondere Beachtung sollte der Funktion Aufgabenliste geschenkt werden: die Aufgabenliste beinhaltet alle unbeantworteten Anrufe auf Nummern, für welche direkt auf der Zentrale eingestellt wurde, dass Sie den Status der Anrufe auf diese Nummern sehen sollen. Der Bearbeitungsstatus wird hierbei mit Ihren Mitarbeitern, welche ebenfalls den Status sehen können sollen, geteilt. Das heisst: sobald eine Person den verpassten Anruf bearbeitet und das Gespräch aus der Aufgabenliste entfernt hat, verschwindet es auch bei Ihnen aus der Aufgabenliste. In der normalen Gesprächsliste bleibt der Anruf jedoch weiterhin sichtbar. Auf diese Weise kann eine effiziente Bearbeitung von Anrufen erzielt werden!

Rückruf tätigen

• Klicken Sie in der Anrufliste mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Gespräch und wählen Sie aus dem Pop-up Menü „XYZ anrufen“, wobei XYZ für den externen Gesprächspartner dieses Gesprächs steht.

Notiz anschauen und bearbeiten

• Klicken Sie in der Anrufliste mit der rechten Maustaste auf das Gespräch, dessen Notiz Sie anschauen oder bearbeiten möchten. Wählen Sie aus dem Pop-up Menü Notiz bearbeiten.

Anrufinfos als Mail versenden

• Klicken Sie in der Anrufliste mit der rechten Maustaste auf das Gespräch, dessen Anrufinfos Sie per Mail versenden möchten. Wählen Sie aus dem Pop-up Menü Info als Mail versenden aus.

Anruf aus Aufgabenliste entfernen

• Klicken Sie in der Anrufliste mit der rechten Maustaste auf das Gespräch, welches Sie aus der Aufgabenliste entfernen möchten. Wählen Sie aus dem Pop-up Menü Aus Aufgabenliste entfernen aus.

Tonwahl, Mehrfrequenzwahl, DTMF

Eine Nachwahl oder Menü-Auswahl mittels Tonwahl muss über die eingeblendete Tastatur des wwphone getätigt werden. Im CTI-Modus und "Early Media" kann es je nach Gerät bzw. Softwarestand nicht funktionieren. Hier empfehlen wir die Nachwahl auf der Tastatur des Apparates zu tätigen.